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En qué debes fijarte al elegir un sistema digital

Publicado por Ana Zúñiga | 10 de abril del 2019
En qué debes fijarte al elegir un sistema digital

Las herramientas digitales hacen referencia a los software diseñados para la simplificación de procesos y realización de tareas específicas. Pueden instalarse en computadores o dispositivos electrónicos como smartphones y tablets, o bien estar alojados en la nube; que sin duda se trata de la opción más conveniente y segura. 

Los campos de acción de un sistema digital son innumerables, por lo que podrás encontrar recursos digitales para marketing, ventas, gestión de redes sociales, finanzas, administración, trabajo colaborativo, análisis de datos y prácticamente el rubro que imagines. La oferta -extensa en cada una de estas áreas- ofrece alternativas de muy buena calidad y otras que pueden resultar de un nivel un poco más bajo. Por lo mismo, la elección de un sistema digital para tu negocio puede convertirse en una decisión determinante para alcanzar las metas propuestas. 

¿Qué pasa si no elegimos bien nuestra herramienta digital?

Cuando eliges un sistema digital para tu negocio,  te puedes enfrentar a dos situaciones  ligadas a la falta de alineación entre las necesidades del negocio y las capacidades de la herramienta: 

  1. No poder explotar todas las funcionalidades porque tiene mucho más potencial del que requerías.
  2. No poder usarla para el desarrollo de tus actividades, porque no cuenta con las funcionalidades que necesitas para el nivel y tamaño de tu empresa.

En cualquiera de los dos casos perderás dinero, ya que estarías pagando por algo que no te sirve o no llena tus expectativas. Eso, sin contar las eventuales adaptaciones de hardware, capacitación de personal y gastos indirectos en los que tengas que incurrir para implementar la herramienta digital.

También existe la posibilidad de que la interfaz del sistema digital sea muy compleja, acarreando problemas de usabilidad y haciendo complejo el provecho de las funcionalidades del sistema.

Finalmente, todo se traduce en la pérdida de tiempo que seguramente estabas tratando de evitar al momento de contratar una solución de este estilo.

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Consejos para elegir las herramientas digitales adecuadas para ti

Sigue estos consejos para no sufrir las consecuencias negativas, que acarrea una mala decisión respecto a herramientas digitales: 

  1. Evalúa tus necesidades: define muy bien los requerimientos reales de tu empresa y, con base en ellos, determina las funcionalidades específicas que necesitas. 
  2. Piensa a mediano y largo plazo: es muy importante que tengas claro cuáles son las proyecciones del negocio y, por lo tanto, las necesidades que podría tener en el futuro. Considera que la herramienta debe ser lo suficientemente escalable como para cubrirlas. 
  3. Aprovecha los períodos de prueba: la mayoría de los sistemas ofrecen un tiempo de prueba gratuitoÚsalo para testear sus funcionalidades y determinar si realmente puede satisfacer las necesidades de tu negocio. De otro modo, también puedes pedir una demo antes de contratar.
  4. Busca opiniones y testimonios: las opiniones de otros usuarios te darán una muy buena referencia de lo que es la herramienta en términos de calidad, funcionalidad y soporte. 
  5. Busca tutoriales: te permitirán visualizar el grado de complejidad para manejar tu sistema digital y comprender la forma en que puedes sacarle el máximo partido. 
  6. No te dejes llevar por las modas: en cuestión de sistemas digitales, las tendencias también juegan un papel determinante en las decisiones de compra. No te dejes llevar por ellas: enfócate en adquirir lo que realmente puede agregar valor a tu negocio.
  7. Establece un presupuesto máximo: las inversiones en tecnología, como todas las demás, deben ajustarse a un presupuesto previamente definido. No lo excedas, pues la idea es que la implementación del sistema beneficie el negocio y no que afecte sus finanzas. 
  8. Mide los resultados desde el primer día: establece los indicadores de rendimiento (KPI) adecuados para determinar los beneficios del sistema. La idea es que dicha evaluación te permita definir si la relación costo/beneficio de la implementación valió la pena o no. 
  9. Ten en cuenta los precios y la política de pago: busca la solución más económica, pero sin comprometer la satisfacción de las necesidades de tu negocio. Es decir, si X herramienta es más barata que Y, pero no tienen las mismas funcionalidades ni respaldo por parte del proveedor, tal vez no vale la pena comprarla. Por otro lado, tienes que elegir entre las dos modalidades de pago comunes: una sola cuota -que te da acceso de por vida al sistema-, o una suscripción mensual. La elección depende de tu presupuesto y necesidades, pero casi siempre la segunda alternativa es más barata y benéfica. 
  10. Evalúa la atención al cliente y soporte: esto es fundamental, especialmente para solucionar eventuales problemas de usabilidad y cumplir de manera oportuna tanto con tus compromisos como con los de tus clientes.

 

De acuerdo con el informe "Estado de la transformación digital en Latinoamérica" -elaborado por la consultora Xertica-, el 90,4% de los encuestados reconoció que sin transformación digital sus empresas no pueden seguir siendo competitivas. Por supuesto, en este proceso de cambio las herramientas digitales juegan un papel fundamental y su correcta elección es determinante en el crecimiento sostenido del negocio.

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