5 herramientas para darle continuidad a la empresa durante la pandemia

El teletrabajo o trabajo remoto es aquel que un trabajador lleva a cabo desde cualquier lugar que no pertenezca al dominio de su empresa, como por ejemplo un hotel, biblioteca o su hogar.

En Europa, por ejemplo, el promedio de trabajadores remotos por país es de 17%, de acuerdo a la Organización Internacional del Trabajo (IOT, por su siglas en inglés).

En el caso de Chile, el teletrabajo es una metodología que se expandió en los últimos años, producto del estallido social y tecnológico, y hoy por hoy ya existe una normativa que lo regula.

Según estadísticas de la consultora Randstad, citadas por laboratorio.latercera.com, el 48% de las empresas en el país empezó a diseñar, planear e instaurar planes de trabajo remoto para evitar la disminución de la productividad a raíz de las dificultades que enfrentaban los empleados para trasladarse diariamente a sus sedes.

Entre las razones que motivan a las compañías a ofrecer esta opción a sus colaboradores, destacan la reducción de gastos a raíz de un menor consumo de servicios básicos, la disminución del absentismo laboral, mayores niveles de motivación en el talento humano, entre otras cosas.

En 2020, esta metodología de trabajo ha cobrado una importancia especial debido a la expansión del COVID-19, considerado una pandemia por la Organización Mundial de la Salud (OMS). En virtud de ello, para evitar que tu empresa se detenga —sabiendo que la cotidianeidad se ha visto afectada— te conviene tomar en cuenta el teletrabajo.

Eso sí, para que esta modalidad sea efectiva y genere resultados favorables, es necesario gestionarla de manera y organizada, definiendo un plan de trabajo específico. Entre otras cosas, determina qué quieres lograr por medio del trabajo remoto, cuáles tareas son prioritarias y, sobre todo, qué reglas y políticas regirán esta metodología.

Si bien es una opción flexible y dinámica, el teletrabajo no significa menor productividad y anarquía. Al contrario, se trata de propiciar un escenario ideal y, a la vez, organizado para que el trabajador dé lo mejor de sí.

Considerando lo anterior, existen diferentes herramientas y tecnologías que ayudan a que el teletrabajo se desarrolle con éxito y, en consecuencia, tu empresa no se detenga.

¿Te gustaría conocer 5 de ellas? Entonces, ¡sigue leyendo! 

Google Drive

La tecnología de la nube es una de las grandes aliadas del teletrabajo, ya que permite que los colaboradores accedan a información relevante para cumplir con sus labores, independientemente del lugar en que se encuentren.

Esto se debe a que aloja los datos y la documentación en servidores remotos a los que se puede acceder desde distintos sitios y dispositivos, incluso tablets y teléfonos inteligentes.

Entre las mejores herramientas que trabajan con la nube se encuentra Google Drive, un servicio gratuito ofrecido por el “todopoderoso” Google.

Por medio de esta herramienta, tú y tus colaboradores podrán hallar documentos, presentaciones, vídeos, imágenes y programas de uso común.

Como empleador, en ella tienes la posibilidad de contar con un usuario principal, facultado para otorgar permisos de acceso a cada material, así como para editar información y saber quién visualizó un determinado documento o archivo. 

Correo electrónico corporativo

Si tu empresa cuenta con un plan de correo electrónico corporativo, este es el momento ideal para aprovechar la herramienta al máximo, pues contarás con la posibilidad de compartir en instantes información valiosa y documentación con tus trabajadores.

También, proveedores de correos electrónicos como Gmail cuentan con sus propios servicios de chat instantáneo, lo cual te ayudará a mantener un flujo de comunicación constante.

Asimismo, estas herramientas permiten las llamadas de voz y las videoconferencias entre dos o más participantes. Genial, ¿cierto? De esta manera, podrás ver y escuchar a tus colaboradores aunque se encuentren a kilómetros de distancia.

Trello

Las dos herramientas que mencionamos anteriormente son muy útiles, pero es posible que en ciertos momentos necesites una solución mucho más especializada y específica.

En esos casos, una de las alternativas que puedes tomar en cuenta es Trello, una plataforma que propicia una dinámica de trabajo colaborativa y, a la vez, productiva.

Se trata de una herramienta especial para la gestión de proyectos, la cual te permitirá asignar tareas y definir la fecha de inicio y culminación de los mismos. Además, te brindará la posibilidad de enviar tarjetas integrales de información —que incluyan textos, imágenes, animaciones y archivos internos— a los miembros de tu equipo.

Software de Facturación Electrónica

Sí, sabemos que se trata de una herramienta enfocada en la operatividad del negocio en sí y no específicamente en el teletrabajo. Sin embargo, resulta muy útil si quieres crear un plan de trabajo remoto, en el que se limiten las presencias en la oficina.Gracias a este sistema, tendrás la posibilidad de emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), monitorear tu flujo de caja, inventario y cuentas por cobrar.

En cuanto a la contabilidad que debes llevar en este tiempo de crisis, también tienes una alternativa en la nube que te ayudará a gestionar información financiera y elaborar estados, balances y resúmenes que te permitan conocer —a ciencia cierta— la realidad económica de tu negocio en medio de la difícil situación actual, sin tener que salir de tu casa.

Ambos sistemas tienen la posibilidad de integrarse y facilitarte tu gestión contable. Todo se hace a través de un proceso 100% automatizado.

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Slack

Esta es otra herramienta especializada en teletrabajo, la cual te ayudará a optimizar la comunicación dentro de tu equipo laboral.

Slack permite crear múltiples canales de comunicación de forma instantánea para abordar temas específicos en cada uno de ellos y con diferentes miembros del talento humano en tu empresa.

Conjuntamente, aloja de manera automática la información de cada conversación e interacción. De este modo, los diferentes trabajadores pueden acceder a ella para recordar labores, esclarecer dudas y, en general, seguir líneas de acción concretas.

Podemos decir que Slack es una especie de correo electrónico concebido específicamente para el teletrabajo y, por lo tanto, mucho más funcional y potente.

¡Listo! Ya conoces 5 herramientas que pueden ayudarte a ejecutar efectivamente el trabajo remoto en tu negocio.

Además de tomar en cuenta estas herramientas, es necesario que aconsejes a tus colaboradores sobre cómo ser eficientes bajo este moderno esquema laboral.

Según una investigación de Flexjobs, alrededor del 75% de los teletrabajadores asegura distraerse menos que cuando labora en una oficina. Sin embargo, eso no quiere decir que al cumplir su rol desde casa u otro lugar familiar estarán libres de distracciones y aprovecharán al máximo su tiempo. Para ello, es necesario ser disciplinado y seguir ciertas reglas.

Entre otras cosas, es importante que el trabajador cuente con un horario específico en el que sus actividades laborales sean una prioridad. Otro aspecto a tener en cuenta es disponer de un espacio adecuado y privado para desenvolverse. Como punto clave, debe tener un computador, Internet y todos los elementos necesarios para desempeñar sus labores de forma remota.