Trabajar desde casa: Aprende cómo realizarlo de forma exitosa

La alerta mundial que ha generado el coronavirus ha provocado que miles de empresas tengan que implementar el teletrabajo para garantizar la protección de sus equipos. Una medida que puede resultar sencilla, si se cuenta con los recursos necesarios para llevarla adelante.

El trabajo flexible es beneficioso y muchas empresas en todo el mundo lo saben. El 82% de los empleados dicen que son más productivos cuando trabajan desde casa, mientras que el 58% asegura que les da una mejor satisfacción laboral, según una investigación de MindMetre Research.

Por ejemplo, todo el equipo de Nubox pasamos a remoto por causa de la emergencia sanitaria. Somos más de 170 trabajadores que decidimos quedarnos en casa para protegernos y además seguir cumpliendo con las prioridades/metas que tenemos fijados.

Como empresa basada en la nube, tenemos la suerte de tener un conjunto de herramientas que mantienen nuestro negocio funcionando sin problemas, sin importar dónde se encuentre nuestra gente. Además, las plataformas en la nube tienen características integradas que ofrecen flexibilidad y permiten a los usuarios trabajar desde cualquier lugar.

Esto también significa que el cliente podrá acceder a distintos canales digitales de atención que le permitirán recibir información o resolver cualquier eventualidad con nuestros sistemas durante los horarios de atención.

Para las empresas más pequeñas, debe ser difícil adaptarse a este formato. Suponemos que deben estar luchando actualmente para asumir el trabajo virtual como tabla de salvación ante este escenario incierto.

En ese sentido, y ofreciendo nuestra experiencia como ejemplo, nuestro equipo de nuboxeros te cuentan - cada uno desde su experiencia- qué acciones debes implementar para garantizar un teletrabajo exitoso. ¡Toma nota de todas sus recomendaciones!

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Teletrabajo: Las claves para que sea exitoso

• 1. No es conveniente migrar al teletrabajo de un momento a otro porque es importante primero hacer pruebas para evaluar la capacidad de adopción y respuesta de los miembros del equipo. Hay que crear conciencia y definir las reglas del trabajo en remoto.
• 2. Es importante definir un solo canal de comunicación entre los miembros del equipo, tanto para mensajes como para videoconferencias. Muchas veces se contacta a una persona por diferentes medios y eso genera desorden y quita foco.
• 3. El seguimiento es vital, por lo que es recomendable que el día anterior o iniciando cada jornada, hacer un pequeño check-in donde se establezcan las metas y un check-out para ver el cumplimiento de las mismas. Hay que analizar desviaciones y tomar medidas que permitan llegar a objetivos en caso de que los números estén lejos de las expectativas.
• 4. Como lideres debemos estar muy cerca de los equipos a pesar de estar en remoto. Una llamada al día para preguntar cómo se encuentran, cómo van las cosas y en qué podemos apoyar genera mayor compromiso y demuestra empatía.

1. Comunica: Cuéntale a tu familia o a las personas que están en casa que es trabajar en formato remoto porque así te entenderán y podrás trabajar tranquil@.

2. Organízate: Organiza tu espacio de trabajo: comodidad, luz y conectividad son la clave. Deja en un espacio todo lo necesario para evitar distracciones. 

3. Planifica tu día: Planifica y arma tu rutina diaria. Revisa google calendar , actualiza tu lista de temas por hacer, participa en reuniones con tu líder. Te recomiendo tener herramientas digitales como Slack, Skype, Zoom, Hangout, etc.

4. Sigue tu rutina: Haz que los días sean normales. Mantén algo de rutina bañándote en las mañanas, vístete y toma un buen desayuno. Tómate un break para descansar la vista , comer algo y dar una vuelta por tu casa. 

5. Autocuidado: Recuerda seguir las recomendaciones que han sido emitidas por las autoridades sanitarias para evitar contagiarse de Covid.19. Si tienes alguna sospecha o síntoma, coméntale a tu jefe y ve a hacerte los exámenes en el centro clínico más cercano. 

• Comunicar, comunicar, comunicar: Es necesario poder mantener una comunicación directa y fluida. Tener reuniones de check point diarias es necesario al principio de cada día y, eventualmente, al final del día también. Hay que hacer planificaciones diarias donde se pueda ver el seguimiento de las tareas. Hay herramientas corporativas y planillas colaborativas que ayudan mucho.
• Video-conferencias: Las videoconferencias nos permiten vernos y escucharnos. Las computadoras y smartphones cuentan con cámaras, por lo que es importante sacarle provecho a esta tecnología que nos acerca. Ten cuidado con el audio, las buenas prácticas indican que, si no estamos hablando, mejor mantengamos el micrófono en silencio (mute), para no agregar sonidos/ruido extra a la conversación.
• Buena conectividad a internet: Hoy en día la velocidad de internet nos permite tener herramientas de ofimática en la nube, video-conferencias y otras aplicaciones más. Para que todo funcione fluido y no tengamos problemas, debemos tener buen ancho de banda en nuestra conexión. Con 10 MB estamos cubiertos para el uso hogareño y de trabajo de oficina/administración/ventas, etc. Ojo… no nos olvidemos de pagar la factura :-)
• Segundo monitor: En estos días donde la potencia de las computadoras es mucha, avanzar con más de una tarea en simultáneo es frecuente, por lo que tener un segundo monitor se ha tornado clave. Más aún si tenemos videoconferencias, donde en un monitor podemos tenerla y en el otro las herramientas con las que estamos trabajando o produciendo algún material.
• Calendarios compartidos: Es imprescindible tener calendarios compartidos donde podamos ver lo que cada uno tiene pensado hacer. Además, respetar los horarios de trabajo es clave para que la excesiva comunicación no afecte el desempeño personal y, en consecuencia, el del equipo. Debemos organizar reuniones en los tiempos disponibles.
• No nos olvidemos de las personas: En tiempos de crisis social o de situaciones de salud como estamos enfrentando debemos ser especialmente cuidadosos en entender que las realidades de cada integrante del equipo pueden ser diferentes. Por lo tanto, chequear que estamos bien y nuestras familias están bien es un buen preámbulo que humaniza cualquier reunión.
• Acuerda un horario de trabajo: Sin lugar a dudas el balance entre trabajo y familia es clave, por lo que tener claro y establecido un horario de trabajo remoto es indispensable para maximizar los esfuerzos y lograr los objetivos.

Esperamos que estos consejos te ayuden a llevar adelante un teletrabajo exitoso y puedas cumplir así los objetivos comerciales que tienes trazado como empresa. Sin embargo, ten presente que lo importante en este momento es garantizar la integridad de tu equipo. 

Si quieres acceder a un modelo de contrato de teletrabajo, solo tienes que descargar esta plantilla que hemos preparado para todos los dueños de negocio y contadores. ¡Descárgala aquí!