¡5 ideas para disminuir gastos operacionales durante la crisis!

Para muchas empresas resulta inevitable no pensar en la reducción de sus gastos operacionales a la hora de hacer frente a una crisis. Y sea que la causa de la crisis sea una mala gestión, falta de liquidez, decisiones equivocadas o hasta una recesión económica global, lo fundamental es salir adelante y tomar acciones a tiempo.

Simultáneamente, el ahorro en gastos supondrá un ahorro de tiempo, pues parte del análisis deberá incluir la optimización de procesos para lograr una reducción efectiva de dinero que luego representará una acción positiva para el futuro.

De manera ideal, disminuir los gastos operacionales es algo que debe formar parte constante de los objetivos de tu empresa y no una medida que deba tomarse urgentemente sin un estudio apropiado en momentos difíciles.

En virtud de ello, en esta oportunidad te contamos 5 ideas geniales para que tu negocio haga una reducción de costos eficaz en tiempos de crisis.

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Analiza y justifica gastos 

Lo primero que debes hacer es revisar específicamente cada una de las cuentas referentes a los gastos y costos recurrentes de la empresa con el fin de visualizar cómo ha sido su comportamiento en meses anteriores y, en consecuencia, analizar y decidir qué hacer con cada uno de ellos.

Para realizar esta evaluación, establece preguntas como: 

• ¿Qué gasto es realmente necesario para el funcionamiento de la empresa? 

• ¿Puedo reducir alguno o bajar su consumo? 

• ¿Existe una opción más económica para este costo o gasto? 

• ¿Puedo posponer su pago o uso? 

Lógicamente, dependiendo de la naturaleza de estos gastos y de las respuestas a las preguntas anteriores, serás capaz de reducirlos al máximo. En este sentido, te recomendamos tener especial cuidado con los gastos hormiga. 

Luego de este análisis, haz una planificación —con base en estas disminuciones— para los meses siguientes y verifica si de verdad se está cumpliendo posteriormente. 

Aprovecha descuentos y créditos

En tiempos difíciles, debes aprovechar cada una de las oportunidades que se te presenten para aminorar los pagos a realizar y por lo tanto tus gastos operacionales.

Muchos proveedores ofrecen descuentos en diversas situaciones, ya sea por pago al contado, compras al por mayor o, simplemente, fidelización. Por este motivo, es importante que te comuniques con ellos y comentes tu situación. Si no estás conforme con la respuesta que obtengas, busca otras opciones con precios más favorables para tu negocio.

Asimismo, solicita ampliaciones de los créditos que tengas o desees solicitar y trata de aprovechar los límites de fechas de pago, pues esto te puede ayudar a mantener la liquidez de la empresa hasta generar más ingresos.

Eso sí, hay un elemento que pese al ahorro jamás debes descuidar: la calidad.

Implementa el teletrabajo 

Una forma de reducir gastos operacionales es aplicar el teletrabajo para aquellos trabajadores que efectivamente puedan realizarlo. Por ejemplo, el área administrativa es una de las más fáciles de adaptar a esta modalidad.  

Recuerda que las crisis no son eternas y esta medida temporal puede ayudar a disminuir los gastos: al reducir el personal que se encuentra operando en las instalaciones físicas de tu empresa, inmediatamente se reducen costos asociados a electricidad, telefonía e Internet, insumos de oficina, limpieza y otros ítems similares que suelen ser fijos y necesarios para mantener la operatividad.  

Tal vez no es la solución definitiva, pero cada aporte cuenta frente a la circunstancia; habla con tu equipo para analizar esta opción e implementarla.  

Igualmente, esto puede ayudar a que los colaboradores que lo apliquen aumenten su productividad y motivación, lo cual puede convertirse en aumentos de ventas o ingresos para el negocio.

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Separa tus finanzas personales 

A veces, cuando se es dueño de un negocio, se comete el error de mezclar las cuentas personales con las de la empresa y se incluyen gastos que no tienen relación con las operaciones.

Por esa razón, es vital que mantengas una distancia entre ambos y destines una cuenta únicamente para el negocio, ya que de este modo podrás optar a beneficios crediticios, tributarios o de otra índole para aminorar los gastos.  

Claramente, tus finanzas personales no tienen que formar parte de los gastos de la empresa y debes registrar correctamente las operaciones que correspondan para tener información real de la situación que esta misma atraviesa. 

Automatiza procesos 

La tecnología puede ser un aliado al momento de querer reducir los gastos operacionales: cuando se implementan herramientas automatizadas, se optimizan los procesos y, por consiguiente, los recursos. 

También, al mejorar la eficiencia operativa de la empresa se obtienen resultados más rápidos, tiempos de respuesta menores y la posibilidad de detectar a tiempo cualquier imprevisto adicional.  

Por ejemplo, la implementación de software administrativos ayudará a centralizar la información, evitar la pérdida de tiempo en tareas engorrosas, generar informes en cuestión de segundos y ofrecer un panorama más amplio de la situación para tomar decisiones más acertadas. Así, tu personal se puede enfocar en otras áreas que necesiten mayor atención y simplificar aquellos procedimientos administrativos mediante el uso de este tipo de programas. 

Como ves, estas ideas geniales te ayudarán a disminuir los gastos operaciones de tu empresa mientras enfrenta una crisis. No olvides que es algo temporal y que representa una oportunidad para mejorar a futuro: busca reinventar tu negocio y considera nuevas estrategias que te permitan sortear los obstáculos de este momento complicado. Para finalizar, recuerda que disminuir los gastos operacionales durante una crisis es solo el primer paso.