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5 beneficios clave de la automatización de contratos

Andrés Villanova

Escrito por Andrés Villanova

Marketing Manager en Cebra I Llevo 6 años trabajando en el área de Marketing Digital. Amante del Inbound y el SEO. Siempre estoy aprendiendo algo nuevo.

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La automatización de contratos es una solución cada vez más popular entre las compañías, que buscan una forma más rápida y eficiente de redactar, revisar y enviar contratos. Sabemos que, independientemente de su sector, tamaño o modelo de negocios, todas las empresas dependen de contratos para su funcionamiento.

Desde acuerdos con proveedores hasta términos y condiciones de trabajo con colaboradores, los contratos son esenciales para garantizar la legalidad y eficiencia de una entidad. Descubre aquí en qué consiste la automatización de contratos y cómo implementarla en tu empresa.

¿Qué es la automatización de contratos?

La automatización de contratos consiste en usar algún programa, software o algún otro sistema para gestionar documentos legales o contratos de manera casi automática. Es un proceso que suele verse respaldado cuando la compañía cuenta con un ecosistema digital que optimice aún más las ventajas que la misma ofrece

Esta práctica tiene una gran utilidad a la hora de trabajar con una gran cantidad de contratos, que problemáticos o requerirían mucho trabajo para ser producidos de manera correcta de otro modo.

5 beneficios de la automatización de contratos

Poder automatizar la gestión de contratos tiene enormes ventajas a la hora de mejorar la gestión, economía y eficiencia, algunas de ellas son capaces de tener un gran impacto en una compañía. Algunos de sus beneficios son:

Mejor tiempo de obtención de ingresos

Agilizar el proceso de producción de contratos de ventas aumentará la velocidad con la que se cierran las mismas y, por los tanto, reducirá los tiempos necesarios para cerrar las operaciones y obtener los ingresos correspondientes.

El incremento en la velocidad con la que se producen los documentos de los contratos se ve especialmente acentuada por la reducción del error humano, puesto que la automatización del proceso elimina una laboriosa parte burocrática que podría conllevar erratas que obligaran a rehacer todo el archivo.

Valor de contrato mejorado

La automatización de la producción de contratos permite estandarizar los valores atribuidos a ciertos parámetros, brindando la uniformidad necesaria para facilitar la gestión de costos y proyectos y da valor agregado a los convenios.

El aumento del valor, el cual viene gracias a la posibilidad de crear cláusulas más específicas, detalladas y uniformes, es sumamente beneficioso para todas las partes involucradas.

Por un lado, la compañía que propone el contrato ve simplificada su elaboración y tiene más facilidad a la hora de interpretar su contenido.

Por el otro, quién firma el acuerdo puede acceder a condiciones más estables, inteligibles y cómodas que ayudarán a acercar posturas entre ambos miembros de la negociación.

Elimina las desventajas del papel

Emplear programas para diseñar los documentos de la compañía significa casi de forma segura abrirse a un proceso de digitalización empresarial, el cual, además de ahorrar costos en artículos de oficina como papel, bolígrafos, etc., se traduce en una mayor fluidez a la hora de presentar y modificar los archivos.

Sin mencionar los beneficios de pertenecer a un mundo interconectado, en el cual se pueden enviar documentos inmediatamente a través de internet. Lo que significa una rapidez fantástica a la hora de acceder al archivo de un contrato que le aporta un extra de proximidad a las negociaciones y a la administración.

Mejor experiencia del cliente

Ofrecerle lo mejor a los clientes debe ser siempre una prioridad. Y pocas cosas son más apreciadas por las personas que un servicio rápido, dinámico y exento de errores. Todas estas son cosas que se ganan mediante la automatización de contratos.

Mejorar la experiencia de los clientes es un paso clave para aumentar su satisfacción a la hora de escoger a una compañía u otra. Por ello, se debe apuntar a que el servicio que se le brinda a cada posible comprador sea de la más alta calidad.

Trazabilidad y visibilidad en tiempo real

Uno de los aspectos más importantes sin dudas es la capacidad de monitorear de mejor manera los contratos existentes, cómo se relacionan entre sí, su estructura o qué peso tienen en aspectos de contabilidad de la compañía.

Tener debidamente archivados y organizados todos los contratos y sus archivos adyacentes es clave para una gestión organizada. La posibilidad de acceder a cualquier información contractual o a una imagen amplia de la situación contractual de la compañía de forma prácticamente instantánea es un poder del que es mejor no perderse.

Además, es sumamente útil llevar un registro del proceso de contratación, tanto para conocer cómo ha sido llevado en cada etapa como para salvaguardar los intereses de todas las partes.

¿Cómo se implementa la automatización de contratos?

A la hora de crear un sistema de automatización de contratos, es conveniente tener una buena hoja de ruta que permita dilucidar los pasos a seguir durante el proceso.

En principio, se debe establecer el formato estándar que se va a emplear según cada tipo de contrato, con las distintas variables, condiciones y cláusulas correspondientes del documento. Se pueden determinar qué variantes aparecen más frecuentemente para implementarlas de forma más continua.

El proceso de implementar los programas de automatización suele ser algo laborioso al principio, puesto que supone diseñar todos los formatos a utilizar, redactando los documentos individualmente para producir las plantillas que luego serán llenadas automáticamente.

Aun con eso, el tiempo y esfuerzo que se ahorra en el largo plazo, una vez todas las plantillas de contratos están listas para ser usadas, hace que la labor inicial valga completamente la pena. Al igual que un sistema contable, el programa se encargará de la parte más pesada del trabajo y alivianará mucho la carga.

Por todo esto, la automatización del proceso de elaboración de contratos es esencial para toda compañía que quiera dar un paso más en la dirección correcta.

Las ventajas de la digitalización, la mejora de la experiencia del cliente y el aumento de la eficiencia son beneficios valiosos que seguro no querrás que tu empresa se pierda.

Si deseas implementar la automatización de contratos, seguramente necesites un software adecuado para ello. Por ende, te recomendamos nuestro artículo sobre software de gestión y cómo te ayudan. Seguro le encontrarás mucha utilidad.

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