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¿Qué copia de factura se entrega al cliente?

Publicado por Nubox

De acuerdo con la Ley 20727 de 2014, en febrero de este año todas las empresas del país ya deberían haberse incorporado al sistema de facturación electrónica, y parece ser que la meta se está alcanzando: de acuerdo con estadísticas del Servicio de Impuestos Internos (SII), durante el 2017 se inscribieron en factura electrónica 269.137 empresas, un 24% más que en el año 2016. 

No obstante, muchos contribuyentes aún tienen dudas con respecto a la implementación del sistema y a la forma en que debe gestionarse. Por ejemplo, ¿sabes qué copia de factura electrónica se debe entregar a un cliente? 

Entre los diferentes tipos de factura está la de venta, el documento tributario electrónico (DTE) más utilizado en el país, a través del cual se validan las compras y ventas de bienes y servicios, y resulta esencial en la declaración y pago del IVA. Debe identificar claramente al comprador y relacionar en detalle las mercancías con las que se realizó la transacción, así como el monto de la misma y suforma de pago. Pero, más importante aún, es que tiene que expedirse un original y tres copias más.  

En base al numeral 1 del artículo 69 del Decreto Supremo Nº 55 de Hacienda, el Portal del SII informa que la distribución del original de la factura y cada una de las copias debe ser la siguiente:

  • Original-Cliente: se entrega al comprador.
  • Duplicado-SII: queda en poder del vendedor, para efectos fiscales.
  • Triplicado-Control Tributario: esta copia también se entrega al comprador.
  • Cuadruplicado-Cedible: el vendedor se queda en poder de esta copia, para enviarla a cesión de ser necesario. 

Tomando esto en cuenta, al cliente se le debe entregar tanto la factura original, como la tercera copia -conocida como Triplicado de Control Tributario-, que no da derecho a crédito fiscal (al igual que la cuarta, ya que solo cumple efectos de cesión).

Para facilitar la entrega oportuna de las copias de facturas generadas en cada transacción, existen software de facturación que automatizan gran parte de este proceso, como Nubox.

Lee también: "Cómo se llena la glosa de una factura"

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¿Y si el cliente exige la cuarta copia de la factura para hacer el pago?

Pese a que algunos clientes exigen la cuarta copia de la factura cuando están realizando el pago, ésta le corresponde únicamente al vendedor, para efectos de cesión y no existe ninguna norma que lo obligue a entregársela al cliente.

Además, para ceder una factura electrónica, el emisor debe hacer la respectiva anotación en el Registro Electrónico de Transferencia de Créditos del SII. Una vez realizado este proceso, el SII la ingresará a su sistema y enviará un correo electrónico al receptor del DTE informándole que dicho documento ha sido cedido a un tercero, es decir, que el comprador será informado de la operación en cualquier caso.

Importancia de entregar la copia de factura electrónica

El “no otorgamiento de documentos” que respalden las transacciones entre contribuyentes, está clasificado por el SII como una falta grave. Incurrir en ella genera una multa del 300% del monto de la operación, con un mínimo de 2 UTM y un máximo de 120 UTM. Sin embargo, si el 50% del valor de la operación supera las 120 UTM, se aplicará como sanción el 50%, con un máximo legal de 40 UTA. 

Por otra parte, no existe ninguna aplicación en el sitio Web del SII que permita a los contribuyentes obtener una copia de una factura electrónica de un vendedor. Si desean obtenerla, debe ser otorgada por su respectivo emisor.

Lo que sí puedes hacer desde el sitio Web del SII es verificar parte del contenido de los documentos electrónicos. Para ello, debes ingresar en el menú “Factura Electrónica”, elegir la opción “Verificar Contenido de un Documento”, ingresar la Clave Secreta y datos como el Rut, tanto del emisor como del receptor del documento, la fecha de emisión y el monto total, entre otros.

Recuerda que las facturas son documentos que respaldan toda operación comercial, siendo un soporte imprescindible dentro de la gestión contable de cualquier negocio. Tanto tú como el receptor requieren de ellas para poder llevar una contabilidad fiable, que facilite la toma de decisiones y el acceso a financiación de terceros.

Por fortuna, como ya te contamos más arriba, el mercado ofrece opciones de software de facturación electrónica -como Nubox- que simplifican este proceso por completo y ofrecen un soporte técnico capaz de atender todas tus necesidades. Basta con que ingreses unos cuantos datos y el sistema se encarga del resto.

Lee también: "¿Cómo elegir un software de factura electrónica según el tamaño de tu negocio?"

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