Cierre de año contable: ¿por qué deberías hacerlo mensualmente?

Yaileth Herrera

Escrito por Yaileth Herrera

Soy Contadora Pública y cuento con un MBA en Gerencia de Empresas realizado en la Universidad Metropolitana (VE). Tengo más de 15 años de experiencia en el sector eléctrico, servicios financieros (KPMG) y tecnológico, donde he ejercido labores estratégicas como Auditora Interna y Externa, Reportes Financieros, Control de Gestión, entre otros.

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El cierre de año contable es fundamental para todas las empresas, ya que permite percibir con detalle sus resultados y su evolución, obteniendo saldos totales de ingresos y gastos y, en consecuencia, sus utilidades o pérdidas definitivas.

En ocasiones, realizar este proceso clave se convierte en una tarea muy compleja, demandante y casi imposible, debido a que no se dispone de la información necesaria en el momento de llevarla a cabo y los datos contables están dispersos y desordenados.

Para que eso no te suceda, conviene que apliques una de las mejores prácticas de la contabilidad financiera: realizar este cierre mensualmente para que al final del año solo tengas que totalizar y hacer el balance general de tus diferentes clientes sin mayores complejidades.

A continuación, desarrollaremos las razones concretas por las cuales debes construir el cierre contable cada mes en vez de hacer un solo proceso anual, permitiéndote apreciar lo práctico y beneficioso de este método.

¡Atención!

Mantendrás al día tu información contable y financiera

Por supuesto, esta es la ventaja principal de optar por este esquema para organizar el cierre anual.

Al hacer balances todos los meses, constantemente actualizarás la información contable y financiera de tus clientes, así como sus saldos y las variaciones en sus cajas y cuentas.

Por ejemplo, este proceso te ayudará a asegurarte de que todos los comprobantes de operaciones y ventas —como boletas electrónicas y facturas electrónicas— hayan sido o sean incorporados a los registros contables para luego considerarlos en balances, cálculos y declaraciones.

Evidentemente, el cierre mensual es sinónimo de un funcionamiento estable, seguro y óptimo que permitirá que al final del año no experimentes contratiempos para hacer el balance general de un negocio, favoreciendo conclusiones y la preparación adecuada para afrontar de la mejor manera un nuevo ejercicio.

Correrás menos riesgos fiscales

Mantener actualizados tus datos, enviar la información requerida a las autoridades sin imprecisiones y, en general, la exactitud y coherencia en el registro contable y tributario son elementos que aporta el ejercicio de construir el cierre de año contable de manera mensual.

Así, las empresas corren muchos menos riesgos fiscales, es decir, potenciales sanciones o multas producto de omisiones, imprecisiones, infracciones y malas prácticas.

Desde el punto de vista financiero, este factor de prevención es muy importante, especialmente para negocios con poca liquidez y carentes de fondos de emergencia, en los cuales las multas económicas de entes como el Servicio de Impuestos Internos (SII) resultan una carga muy difícil de soportar.

Además, sufrir sanciones por parte de las autoridades es una experiencia negativa para tu trabajo y las empresas desde el punto de vista de la imagen corporativa, afectando de manera particular los niveles de confianza ante proveedores, bancos y otros actores comerciales importantes.

Incluso, los colaboradores y trabajadores pueden no sentirse a gusto desempeñándose en un sitio de alto riesgo fiscal que tiene antecedentes de infracciones.

Podrás identificar problemas a tiempo

Los cierres mensuales pueden valorarse como procesos de control operacional y de rendimiento.

Al revisar de forma cualitativa los números y valores que surgen de las transacciones de un negocio, podrás identificar rápidamente tendencias negativas y problemas que comprometen sus objetivos y resultados anuales.

En otras palabras, este esquema te permitirá prepararte y emprender acciones necesarias para que tus balances generales y de cierre anual arrojen los saldos esperados por las empresas, necesarios para iniciar con solidez el próximo ejercicio.

Asimismo, acortar los ciclos de análisis y de realización de reportes es crucial en tiempos de crisis, sobre todo cuando los entornos económicos no son ideales y las ventas y los ingresos pueden experimentar caídas.

Conocerás mejor la realidad del negocio

Este es otro de los beneficios “indirectos” de hacer el cierre anual fraccionado o mes a mes.

Al mismo tiempo que facilitas y optimizas este importante proceso contable, estarás nutriéndote de manera regular de información de indicadores de evaluación asociados con el rendimiento de un negocio.

Más allá de identificar problemas o aspectos preocupantes, también te proporcionará un verdadero conocimiento profundo y general de la realidad de las empresas y de sus operaciones.

Por otra parte, todos estos aprendizajes y datos serán de gran ayuda a la hora de tomar decisiones trascendentales y elaborar planificaciones a corto, mediano o largo plazo. 

Agilizarás, finalmente, el cierre de año contable

Con esto queremos decir que el cierre del año contable es un proceso mucho más rápido cuando se realizan balances mensuales que posteriormente solo debes integrar y sumar.

De esta manera, te olvidarás de las preocupaciones y horas de más en la oficina en los meses finales del año, cuando necesitas tener todas las cuentas en orden para prepararte de cara al próximo ejercicio y, adicionalmente, para planificar las declaraciones y pagos de impuestos a la renta.

¡Genial! Si prestaste atención a todo lo mencionado hasta ahora, ya sabes por qué deberías proponerte hacer mensualmente el cierre de año contable.

Las razones y ventajas planteadas en este texto demuestran que este mecanismo abarca prevención, optimización, precisión, agilidad, practicidad y otros rasgos característicos de los mejores procesos contables.

Por último, no olvides que para realizar cierres cada mes y mantener tu contabilidad actualizada es conveniente utilizar soluciones tecnológicas capaces de centralizar procesos claves como la facturación, la gestión de comprobantes, los registros en libros electrónicos y otros documentos: gracias a este tipo de herramientas, toda la información que requieras estará organizada en una misma base de datos de fácil acceso, permitiéndote obtener reportes minuciosos y rápidos cuando los necesites.

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