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Cómo elegir un sistema de factura que beneficie a contador y Pyme

Publicado por Ana Zúñiga | 12 de julio del 2018
Cómo elegir un sistema de factura que beneficie a contador y Pyme

Los empresarios deben estar constantemente preguntándose cuál es la mejor manera para elegir una solución de Factura Electrónica. La falta de información puede llevarlos a tomar una mala decisión que, a su vez, afecte el funcionamiento de la empresa. He ahí la importancia de conocer los detalles de los diversos sistemas de factura.

Claramente, estos sistemas sólo tendrán sentido para una empresa cuando le entreguen algún valor agregado, por ejemplo, que sean de ayuda para un grupo de personas que tenga menos experiencia con la tecnología. En general, si la empresa es pequeña o mediana, no debe buscar a un gran proveedor, ya que se enfrentaría a un servicio masivo que probablemente sólo logre confundirlos más. En ese caso, la empresa deberá buscar una solución que esté a su escala, pero finalmente todo dependerá de las valoraciones del empresario y de su contador.

 

Lo que debes considerar antes de elegir

  • -Intensidad en la utilización del producto: si utilizas mucho el sistema, entonces necesitas un servicio de factura que te asegure la funcionalidad en momentos críticos. El sistema gratuito que ofrece el SII puede volverse lento en ocasiones, por eso es de vital importancia contar con un buen sistema de pago. Ejemplo de esto son los sistemas que te permiten acceder a tu información desde cualquier computador con internet y que además te dan la opción de integrarse con otros software contables.
  • -Niveles de seguridad adecuados: es de vital importancia que nadie reciba un documento tributario o un comprobante de recibo que no haya sido firmado por la persona estrictamente autorizada para aquello. Por eso recomendamos sistemas que permitan acceso contratado específicamente para cada persona que accede al sistema. Recuerda que el certificado digital es de uso personal e intransferible, por lo tanto, cada usuario que opere dentro de tu sistema de factura electrónica, debe utilizar su propio certificado.
  • -Cobertura y nivel de servicio: el servicio debe encargarse de apoyar a la empresa, los empleados y al contador, por lo tanto, debe brindar el apoyo necesario con respecto al adecuado uso de las facturas electrónicas y en el cumplimiento de todos los aspectos normativos. Por otra parte, la facturación electrónica es un proceso que ocurre en tiempo real, por lo tanto, es esencial que el servicio contratado sea capaz de ofrecer una solución rápida frente a cualquier eventualidad. Para que esto ocurra, te recomendamos contratar un servicio que cuente con asistencia en diferentes canales, ya sea telefónica, vía chat o mediante demostraciones online.  

Además, si tu empresa maneja un conjunto de productos más o menos importantes, será fundamental que todo esté en el sistema, de manera que cuando se emita la factura, tu contador pueda encontrar la información en el servidor, de manera rápida y de fácil acceso.

 

Lee también: "¿Qué necesitas para empezar a facturar a través de un software?"

 

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¿Qué otro beneficio puede traerle a tu Pyme un software de factura electrónica?

1) Facilita el acceso a financiamiento:  cumplir con la normativa tributaria de Chile representa una ventaja a la hora de buscar financiamiento o capital de quienes quieran invertir en tu negocio. Considera este punto y no olvides que la falta de financiamiento suele ser una de las causas por las cuales los emprendimientos no logran surgir.

2) Ahorra tiempo y costos operacionales:  antes de que apareciera la factura electrónica en nuestro país, los sistemas tradicionales hacían que el empresario gastara muchísimo tiempo en calcular costes, relacionar productos y generar facturas. Pero eso no era todo, ya que luego tenía que esperar algunos días para que el documento llegara al cliente; el que incluso podía devolverla por contener impuestos mal deducidos o porque se relacionaron con mercaderías que nunca llegaron a sus manos.

En resumidas cuentas, era una cadena tediosa de poca productividad, pero hoy el panorama es distinto.

Gracias a los software de facturación electrónica, podemos ser testigos, por ejemplo,  de cómo se genera rápidamente el primer eslabón del proceso, los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Todo es cuestión de seleccionar los productos o servicios que se están vendiendo y la factura se actualizará automáticamente. Calculará los impuestos, el importe total e incluso la fecha de vencimiento. Se envía por email y ya está. ¿Qué mejor?

El tiempo que inviertes en la elaboración de una factura electrónica y la reducción notable de sus costes operativos y de materia prima, como el papel y la tinta gastados en la impresión del DTE y sus copias adicionales, es completamente visible a los ojos de todos. Además, de esta forma el empresario podrá contar con un extra de presupuesto para invertirlo en otras áreas de impacto para el negocio, como las ventas o el marketing.

3) Optimización del flujo de caja: con la factura electrónica,  el documento ya no demora en llegarle al receptor. Las envías y llegan instantáneamente a su email y/o software de facturación, por lo tanto, estás facilitando el cumplimiento de la Ley 20956 ; la cual establece que el plazo para aceptar o rechazar la Factura recibida de un proveedor es de 8 días improrrogables.  

4) Optimiza las ventas: los beneficios que te comentamos anteriormente podrán trabajar con un buen despliegue de Marketing y de seguro lograrás mejores ventas. ¿Y qué son las ventas? Pues,  algo así como el esqueleto del negocio,  las que lo sostienen y generan las utilidades.

Finalmente te queremos recordar que el uso de estos sistemas potencia la relación entre cliente y proveedor, permitiendo explotar al máximo los flujos de dinero, así como atraer más clientes interesados en los productos y servicios que ofrezca cualquier tipo de Pyme.

 

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